Utdrag ur brottsregistret inför anställning – tänk på det här

Hej, 

Jag ska anställa en ny maskinförare. Tjänsten innebär bland annat ansvar för dyra maskiner och arbete ute på egen hand. Jag skulle därför vilja veta om personen är dömd för något brott. Får jag be att få se ett utdrag ur belastningsregistret? Och hur ska jag i så fall hantera uppgifterna? Mvh Claes

Hej Claes,

Tack för din fråga! Det korta svaret är: ja, du kan be den arbetssökande att visa upp ett utdrag ur belastningsregistret. Det är dock viktigt att du tänker på hur du hanterar uppgifterna du får.

Frågeställningen var nyligen uppe i Arbetsdomstolen (AD 2026 nr 27). I det fallet hade en arbetsgivare begärt att en anställd skulle lämna ett utdrag ur belastningsregistret. Den anställde överlämnade ett förslutet kuvert till sin chef. Chefen öppnade kuvertet, läste utdraget och förstörde det därefter genom att köra det i en så kallad papperstugg. Hanteringen var helt manuell. Arbetsgivaren gjorde inte någon anteckning om belastningsregisterutdragets innehåll, kopierade eller scannade det inte, lade inte in det i något system, satte inte in det i någon fysisk pärm eller i något sökbart mappsystem. Arbetsgivaren avsåg inte heller att föra in uppgifterna i något register.

Den anställde och dennes fackförbund menade att arbetsgivarens agerande var i strid med Dataskyddsförordningen (GDPR). Utdraget innehöll uppgifter om brott som den anställde dömts för, och samtliga parter var med på att uppgifterna därmed utgjorde personuppgifter. Det parterna var oense om var huruvida arbetsgivarens hantering av personuppgifterna utgjorde en behandling som gör att GDPR blir tillämplig. Om GDPR var tillämplig skulle hanteringen träffas av en bestämmelse i GDPR som innebär att behandling av personuppgifter, som rör fällande domar i brottmål, endast får utföras med särskilt rättsligt stöd.

Arbetsdomstolen landade i att arbetsgivarens hantering inte omfattades av GDPR och därmed inte heller av det särskilda skydd för uppgifter om lagöverträdelser som finns i det regelverket. Bakgrunden är att GDPR gäller vid automatiserad behandling av personuppgifter, men också när behandlingen är manuell. För att GDPR ska bli tillämplig vid manuell hantering så krävs dock att uppgifterna ingår i, eller kommer att ingå i, ett register. I det här specifika ärendet var det inte fråga om någon automatiserad behandling och uppgifterna skulle inte heller ingå i något sådant register.

Det innebär att du kan låta den arbetssökande visa upp ett pappersutdrag som du läser, utan att den hanteringen omfattas av GDPR. Men var försiktig med nästa steg. Om du till exempel skannar utdraget eller registrerar vilken brottslighet personen är dömd för kan GDPR bli tillämplig. Även handskrivna anteckningar kan omfattas om informationen struktureras så att den lätt kan återfinnas och därmed anses utgöra ett register.

Mitt råd är därför att låta den sökande visa upp och själv behålla pappershandlingen, och att du endast läser det som står på utdraget. Ta inte emot utdraget, spara ingen kopia på det och registrera inte på något annat sätt uppgifter om eventuella brott.